Sistem Perusahaan

Perusahaan menjalankan Sistem Pelaporan Pelanggaran yang telah dibentuk berdasarkan Peraturan Perusahaan No. SOP/031 tanggal 22 Maret 2013, sebagai bentuk penerapan prinsip-prinsip GCG, terutama tanggung jawab dan kewajaran. Penerapan Sistem Pelaporan Pelanggaran ini dimaksudkan untuk memastikan kinerja yang optimal dan kepatuhan hukum dari setiap karyawan BFI Finance dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab mereka.

Melalui Sistem Pelaporan Pelanggaran BFI Finance, setiap individu di lingkungan perusahaan dapat mengajukan keluhan dan/atau laporan tentang penipuan dan/atau pelanggaran atas tata tertib perusahaan ataupun prinsip-prinsip tata kelola perusahaan yang baik, dengan mengirimkan laporan mereka melalui salah satu dari jalur-jalur berikut:

Setiap pihak yang melakukan pelaporan melalui Sistem Pelaporan Pelanggaran BFI Finance dilindungi hakhaknya secara moral dan sesuai dengan UU No. 31 Tahun 2014 tentang Perubahan atas UU No. 13 Tahun 2006 tentang Perlindungan Saksi dan Korban.

Semua laporan pelanggaran yang disampaikan melalui Sistem Pelaporan Pelanggaran BFI Finance dijamin kerahasiaan dan keamanannya oleh perusahaan. Hak pelapor untuk memperoleh informasi mengenai tindak lanjut atas laporannya juga dijamin.

Sistem Pelaporan Pelanggaran menerima laporan atau pengaduan yang kemudian segera diperiksa oleh pihak pengelola pengaduan, yaitu Departemen Audit Internal dan Departemen Manajemen Risiko.

Apabila hasil pemeriksaan terbukti sah sesuai prosedur, maka BFI Finance akan memberikan sanksi kepada pelaku pelanggaran tersebut sesuai dengan surat keputusan (SK) yang berlaku di perusahaan.

Prinsip dan Kebijakan 

BFI Finance memiliki prosedur dan tata cara pengadaan barang dan jasa yang diselenggarakan secara cepat dan transparan, dengan menerapkan prinsip GCG tanpa adanya benturan kepentingan. Perusahaan menjunjung prinsip kejujuran dan kemandirian dari pihak-pihak yang terlibat langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan barang dan jasa tersebut, termasuk juga kinerja, karakter, dan etos kerja mereka.

Kebijakan pengadaan barang dan jasa serta hubungan dengan pemasok di BFI Finance meliputi:

1. Penerapan Memo Internal dan Prosedur Operasional untuk pengadaan barang dan jasa.
2. Proses pengadaan barang dilakukan berdasarkan nilai nominal dan tingkat otoritas, khususnya di kantor cabang untuk mempercepat proses dalam pemenuhan barang dan jasa. Pengadaan barang di atas nominal tertentu dilakukan secara terpusat di kantor pusat.
3. Pemasok utama baik barang maupun jasa diwajibkan menyerahkan dokumen resmi secara lengkap, untuk menjamin hak dan kewajiban perusahaan maupun pemasok dilaksanakan sesuai dokumen yang ada.
4. Kode etik dan peraturan perusahaan melarang karyawan perusahaan untuk menerima janji atau pemberian dalam bentuk apapun dari pemasok.
5. Perusahaan melakukan evaluasi secara berkala untuk seluruh pemasok, untuk memastikan mereka dapat menunjang aktivitas perusahaan.

Sistem Pengadaan

Perusahaan menyelenggarakan proses pengadaan dalam beberapa tahapan sebagai berikut:

1. Perencanaan: pembuatan rencana pengadaan;
2. Persiapan: kerangka acuan kerja, syarat prakualifikasi, dokumentasi pengadaan, strategi metode pemilihan penyedia barang dan jasa;
3. Pemilihan barang dan jasa: pengumunan atau undangan bagi vendor yang memiliki sertifikasi dan prakualifikasi, evaluasi penawaran dan negosiasi, penetapan pemenang, proses kontrak; dan
4. Penggunaan dan pengelolaan aset perusahaan.

Sistem tersebut berjalan secara terbuka dan kompetitif dengan mengikutisertakan calon penyedia barang dan jasa yang memenuhi syarat berdasarkan kemampuan dan kinerja yang sesuai dengan kompetensi yang diperlukan. Selain melalui tahapan pengadaan barang dan jasa tersebut, Perusahaan juga menggunakan metode lain, seperti pelelangan, pemilihan langsung, dan pembelian langsung; baik secara konvensional maupun daring.

Kebijakan dan sistem tersebut membantu memastikan bahwa jumlah dan kualitas barang dan jasa diperoleh Perusahaan sesuai kebutuhan, dan diperoleh dengan harga yang kompetitif, pengiriman yang tepat waktu dan pelayanan purnajual yang baik. 

Pengadaan barang, baik di kantor pusat maupun cabang, dapat dipantau setiap saat melalui sistem yang terintegrasi sehingga dapat dilakukan pemantauan; baik oleh pihak yang mengajukan permintaan barang (user), cabang, maupun kantor pusat; mulai dari proses pembelian hingga pemeliharaan aset (asset maintenance).